RPO（採用代行）導入の失敗事例と回避策——よくある3つの落とし穴

RPOを導入したが成果が出なかった——そんな話を耳にすることがあります。

しかし、採用代行の現場で多くのプロジェクトに携わってきた経験から言えば、問題の多くは「RPOというサービスそのもの」ではなく「導入の仕方」にあります。

本記事では、RPO事業の現場で実際に見てきた失敗パターンを3つに整理し、それぞれの原因と具体的な回避策を示します。これからRPOを導入しようとしている方だけでなく、過去に導入して成果が出なかった方にも、次の一歩を考える材料にしていただけるはずです。

RPOの基本を知りたい方は「RPO（採用代行）とは？」を、RPO会社の選び方を知りたい方は「採用代行会社の比較と選び方」をあわせてご覧ください。

RPO導入の失敗には共通パターンがある

RPO導入がうまくいかないケースを振り返ると、業種や企業規模に関わらず、ほぼ同じパターンに集約されます。

それが、「丸投げ」「KPI不在」「安さで選定」の3つです。

この3つに共通するのは、導入前の設計段階で防げたはずの問題だということ。RPOベンダーの品質が悪かった可能性もゼロではありませんが、ベンダー選定と導入プロセスを適切に行っていれば避けられたケースが大半です。

落とし穴1——「丸投げ」による要件不一致

何が起きるか

「採用をお願いします」——この一言でプロジェクトが始まるケースがあります。

求める人物像、スキル要件、社風やカルチャーの共有が不十分なまま走り出すと、ベンダーは「なんとなくの理解」で候補者を集めることになります。その結果、書類選考の通過率が著しく低かったり、面接で「求めている人材と全然違う」というフィードバックが続いたりします。

やがて、委託企業側は「RPOの質が悪い」と感じ、ベンダー側は「要件が不明確で動きにくい」と感じる。双方に不満が溜まる悪循環に陥ります。

現場でよく見るパターン: ある企業では、RPOを導入した当初、「バックエンドエンジニアを採用したい」という依頼だけで走り出しました。しかし、「バックエンドエンジニア」の定義が社内でも統一されておらず、現場が求めるスキルセットと、ベンダーが集めた候補者のプロフィールに大きなズレが生じました。2ヶ月間で書類選考を通過した候補者はゼロ。原因を探ったところ、要件定義のすり合わせが根本的に不足していたことがわかりました。

なぜ起きるか

根本原因は、「プロに任せたのだから、自分たちは関与しなくていい」という誤解です。

RPOは「採用プロセスの実行」を代行するサービスです。しかし、「どんな人を採りたいか」「自社の魅力は何か」「他社と比べてどこが強いか」——こうした情報を持っているのは委託企業側です。この情報がなければ、どんなに優秀なベンダーでも精度の高い採用活動はできません。

RPOベンダーは採用のプロですが、あなたの会社のプロではない。最初の情報共有なしに成果を出せる魔法はありません。

どう防ぐか

① オンボーディング期間（2〜4週間）を省略しない

RPO導入直後の2〜4週間は「立ち上げ期間」です。この期間に、事業内容、組織構造、求める人物像、社風、採用競合などの情報をベンダーと徹底的に共有します。「早く採用活動を始めたい」と焦ってこの工程を省略すると、後からもっと大きな手戻りが発生します。

② 人材要件を文書化する

口頭での説明だけでは認識のズレが生じます。必須スキル・歓迎スキル・求める人物像・NG条件を文書で定義し、ベンダーと認識合わせを行ってください。

③ 最初の1ヶ月は週次で選考結果を振り返る

導入初期は、ベンダーの理解度と自社の期待値にズレが生じやすい時期です。書類選考の結果や面接のフィードバックを週次で振り返り、基準のズレを早期に修正する仕組みを作りましょう。

RPO導入の正しいステップは「RPO（採用代行）とは？」で解説しています。

落とし穴2——KPI不在で「なんとなく任せている」状態

何が起きるか

「応募を増やしてほしい」「良い人を見つけてほしい」——RPO導入時にこうした曖昧な目標だけで走り出すケースは珍しくありません。

何をもって「成果が出ている」と判断するかが定義されていないため、毎月の報告は「今月もスカウトを送りました」「面談を設定しました」という活動報告にとどまります。半年後、経営層から「で、RPOの成果は出たの？」と聞かれても、測る基準がないので答えられない。

結果として、「なんとなくやってくれているが、費用対効果が見えない」という不満が蓄積し、成果を出す前に契約終了に至ります。

現場でよく見るパターン: 他社RPOから乗り換えてきた企業の担当者から聞いた話です。「前のRPO会社には半年間お願いしていたが、何がどう改善されたのか最後までわからなかった。月に1回メールで報告が来ていたが、数字ではなく感想のような内容で、良くなっているのか悪くなっているのか判断がつかなかった」。KPIの合意がないまま走った結果、半年分の委託費が「なんとなく使われた」形になっていました。

なぜ起きるか

原因は双方にあります。

委託企業側: 採用活動の効果測定に慣れていない企業が多く、「何をKPIにすべきか」がわからない。営業やマーケティングでは当たり前のKPI管理が、採用部門では導入されていないケースはまだ珍しくありません。

ベンダー側: 「KPIを設定しましょう」と積極的に提案しないベンダーもいます。成果を定量で測られると都合が悪い——とまでは言いませんが、KPI設定の提案力がないベンダーは、データに基づく改善サイクルも持っていない可能性が高いです。

どう防ぐか

① 契約前にKPIを合意する

最低限設定すべきKPIの例:

② 週次または月次で数値レポートを受け取る

活動報告ではなく、数値レポートを求めてください。媒体別・職種別にブレイクダウンされたデータがあれば、どこにボトルネックがあるかが見えてきます。

③ 「KPI設定を嫌がるベンダー」は選ばない

KPIの設定と定期的な報告を嫌がるベンダーがいたら、それ自体が品質に対する姿勢の表れです。RPO会社の選定基準については「採用代行会社の比較と選び方」で詳しく解説しています。

落とし穴3——「安さ」で選定し、品質と候補者体験が悪化

何が起きるか

コストを最優先にして、格安の個人フリーランスや、最も安い見積もりを出してきたベンダーを選んだケース。

導入後に起きるのは、こうした問題です。

• 候補者への連絡が遅い（スカウトの返信から3日間放置される）
• スカウト文面がテンプレートのコピペで、候補者の経歴に合っていない
• 担当者が途中で変わり、引き継ぎが不十分で同じ説明を何度もすることになる
• 最悪の場合、担当者と連絡が取れなくなる

特に問題なのは、候補者体験の悪化が企業ブランドに直結することです。候補者から見れば、連絡してきたのは「その企業の採用チーム」です。RPO会社の対応品質が悪ければ、企業そのものの印象が悪くなります。

現場でよく見るパターン: ある企業では、コストを抑えるために個人のフリーランスにスカウト業務を依頼していました。最初の1ヶ月は順調でしたが、2ヶ月目から徐々にレスポンスが遅くなり、3ヶ月目には週に1回しか稼働していない状態に。候補者からのスカウト返信に対する面談日程の調整が滞り、面談設定率が大幅に低下。企業側が気づいた時には、有望な候補者の多くが他社に流れていました。

なぜ起きるか

根本原因は、RPOの費用を「投資」ではなく「コスト」としてしか見ていないことです。

月額30万円と月額60万円のRPOベンダーがあったとき、金額だけ見れば前者が「お得」に見えます。しかし、30万円のベンダーで候補者体験が悪化し、3ヶ月で成果ゼロのまま契約終了した場合、その90万円は完全に無駄になります。加えて、候補者体験の悪化による企業ブランドの毀損は、金額に換算できません。

また、個人への委託には構造的なリスクがあります。

• 属人化: その人の稼働が止まれば業務が止まる
• 品質管理の不在: チームでのレビューやSOP（標準作業手順）がない
• セキュリティ: 個人のPC・ネットワークで候補者の個人情報を管理

どう防ぐか

① 費用だけでなく「品質管理の仕組み」で比較する

安い理由を確認してください。「効率的なオペレーションで低コストを実現」なのか、「品質管理を省いて安くしている」のかで、意味が全く異なります。

② 候補者対応のSLA（サービスレベル）を契約に含める

例えば、以下のようなSLAを契約書に明記します。

• スカウト返信への初回対応: 24時間以内
• 面談日程の調整: 48時間以内
• 週次の活動報告: 毎週金曜日までに提出

SLAを明示することで、品質に対する期待値を双方で合意できます。

③ 個人型と組織型の構造的な違いを理解した上で選ぶ

個人型が成立する条件は限定的です。詳しくは「RPO（採用代行）とは？」の個人型vs組織型セクションを参照してください。

失敗を防ぐためのチェックリスト——導入前に確認する10項目

3つの落とし穴の回避策を、10項目のチェックリストにまとめました。RPO導入前に、これらの項目がすべて「はい」になっているか確認してください。

丸投げ防止（落とし穴1の回避）

KPI不在の防止（落とし穴2の回避）

安さ優先の防止（落とし穴3の回避）

まとめ

RPO導入の失敗は、サービスそのものの問題ではなく、導入プロセスの問題であることがほとんどです。

• 丸投げしない——要件を文書化し、オンボーディングを省略しない
• KPIを設定する——数値で測れる基準を契約前に合意する
• 安さだけで選ばない——品質管理の仕組みとSLAで比較する

この3つを守るだけで、RPO導入の失敗リスクは大幅に下がります。上記のチェックリスト10項目を導入前に確認し、後悔のない選定と運用を実現してください。

弊社お問い合わせ窓口

株式会社プロリク | 人とAIの働き方をリデザインする

株式会社プロリクは「人とAIの働き方をリデザインする」AHRカンパニーです。独自開発AIによるエンジニア採用支援で採用を成功に導き、生成AIソリューションで企業の業務自動化までを一気通貫で支援し、人とAIの協働を支援します。

www.prorec.jp

👤

著者について

宮前 貴史（株式会社プロリク ）

大学卒業後、個人事業主として約5年半にわたり、BtoC・BtoB領域で営業から企画・運営までを一気通貫で経験。その後、ベンチャー企業にて採用担当として制度設計に従事し、さらにRPOサービスの立ち上げ責任者として、スカウト業務の仕組み化から実践までを牽引。プロリク参画後は、その豊富な実務経験を活かし、ITエンジニアのスカウト業務を中心に複数クライアントの採用成功を支援している

よくある質問

Q: RPOを導入して成果が出るまでにどのくらいかかりますか？

一般的に、立ち上げに2〜4週間、成果が安定するまでに2〜3ヶ月が目安です。オンボーディング期間に要件定義と認識合わせを丁寧に行い、最初の1ヶ月で運用を調整し、2ヶ月目以降で本格稼働——という流れが標準的です。「導入初日から成果が出る」ことは期待しないでください。

Q: 途中で成果が出ない場合、ベンダーを変更すべきですか？

まずは原因を特定してください。 KPIを設定しているなら、どのフェーズで数値が落ちているかが見えるはずです。スカウト返信率が低いのか、面接設定率が低いのか、通過率が低いのかで打ち手は変わります。

原因がベンダーの能力不足にある場合は変更を検討すべきですが、要件定義のズレが原因であれば、ベンダーを変えても同じ問題が再発します。変更を決める前に、本記事の「落とし穴1」に立ち返ってみてください。

Q: RPOとの定例ミーティングでは何を確認すべきですか？

最低限確認すべき項目は以下の3つです。

1. 数値報告: KPIの進捗と前週比較（スカウト送信数、返信率、面接設定数、通過率）
2. 定性的な気づき: 候補者からのフィードバック、市場の温度感、競合の動き
3. 次週のアクション: 数値に基づく改善施策の合意

「活動報告を聞く場」ではなく、「データに基づいて改善策を合意する場」にすることがポイントです。

Q: 社内の採用担当者はRPO導入後どのような役割になりますか？

「全部任せたから自分は関係ない」ではなく、採用活動のオーナーとしての役割が残ります。

具体的には以下の業務が社内に残ります。 - 人材要件の最終決定 - 面接への参加と合否判断 - 経営層・現場との連携 - RPOベンダーへのフィードバック - KPIの確認と方針調整

RPOは「手を動かす部分」を代行するサービスであり、「頭を使う部分」は社内に残ると考えてください。